Términos y Condiciones

DentaFlow es un servicio de software en la nube para la gestión de clínicas odontológicas. Le permite administrar pacientes, odontograma, anamnesis, tratamientos, presupuestos y pagos, facturación electrónica, agenda de citas, equipo y permisos, y una bandeja de entrada con notificaciones.

El Servicio lo presta SONG BAI INVERSIÓN E.A.S., con domicilio en San Lorenzo, Paraguay. La interfaz está disponible en español, alemán e inglés, y los montos se expresan en guaraníes.

Estos Términos regulan el acceso y el uso del Servicio. Al registrarse o usarlo, usted declara que leyó y acepta estos Términos y los documentos que forman parte de ellos.

En estos Términos, las siguientes palabras tienen el significado que se indica:

• “DentaFlow” o “nosotros”: SONG BAI INVERSIÓN E.A.S., proveedor del Servicio.
• “Servicio”: la aplicación DentaFlow y sus funciones, accesible en app.dentaflow.com.py.
• “Clínica”: la clínica odontológica o el profesional que usa el Servicio para gestionar su actividad, y que es el cliente de DentaFlow.
• “Usuario”: toda persona con una cuenta para acceder al Servicio, sea la Clínica, un profesional o un miembro del equipo.
• “Paciente”: la persona atendida por la Clínica cuya información se registra en el Servicio.
• “Datos del Paciente”: la información de los Pacientes que la Clínica carga o genera en el Servicio, incluidos datos de salud.
• “Suscripción”: el plan pago que habilita el uso completo del Servicio y que cada Usuario contrata por separado.

Para usar el Servicio debe crear una cuenta con un correo electrónico válido y una contraseña. Usted es responsable de la exactitud de los datos que proporciona y de mantenerlos actualizados.

La cuenta es personal. Usted responde por todo lo que ocurra bajo su cuenta y por la confidencialidad de su contraseña. Avísenos de inmediato si detecta un uso no autorizado.

Para registrarse debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar.

Dentro de una Clínica, quien la administra puede invitar a otros Usuarios y asignarles permisos por módulo. Cada Usuario accede solo a lo que su permiso habilita.

El uso completo del Servicio requiere una Suscripción activa. La Suscripción es por Usuario: cada Usuario contrata y paga la suya, tenga o no una Clínica asociada. El acceso de un Usuario depende de su propia Suscripción, no de la de otra persona.

Los montos se expresan en guaraníes. Para el público general, la Suscripción tiene un precio de Gs 150.000 (ciento cincuenta mil guaraníes) por mes, con período de cobro mensual. DentaFlow puede modificar el precio en el futuro; los cambios se comunicarán con antelación y se rigen por la sección Modificaciones de los términos.

Pueden aplicarse precios especiales o diferenciados en virtud de convenios u otras condiciones particulares acordadas con la Clínica o el Usuario. En ese caso, prevalece el precio pactado en el convenio correspondiente.

DentaFlow no cuenta con una pasarela de pago integrada ni realiza cobros automáticos. La renovación de la Suscripción se coordina por WhatsApp con nuestro equipo. Mientras no se registre la renovación, la cuenta pasa al modo de solo lectura descrito más abajo.

Los datos de facturación de la Suscripción, como el nombre y los datos de contacto, los trata DentaFlow como responsable, según la Política de Privacidad (dentaflow.com.py/privacy).

DentaFlow ofrece un mes gratis de prueba. El mes gratis no se activa solo: usted debe reclamarlo de forma expresa desde su cuenta.

Durante la prueba puede usar el Servicio con las funciones habilitadas. Al terminar el mes gratis, si no contrata o renueva una Suscripción, la cuenta pasa al modo de solo lectura. Sus datos no se borran por el solo hecho de terminar la prueba.

El mes gratis es único por Usuario y está reservado para Usuarios nuevos, sin uso previo del Servicio. No está permitido crear cuentas adicionales para volver a aprovechar la oferta; si DentaFlow detecta ese uso, puede revocar el beneficio.

Al vencer el período contratado sin que se registre la renovación, la cuenta entra en modo de solo lectura, también llamado pausa. En este modo usted sigue consultando la información cargada, pero no puede crear ni modificar registros.

• Puede: consultar pacientes, historiales, presupuestos, agenda y documentos ya cargados.
• No puede: crear o editar registros, emitir comprobantes, ni realizar otras acciones de escritura.

Para volver al uso normal basta con renovar la Suscripción por WhatsApp. Sus datos se conservan durante la pausa.

DentaFlow también puede suspender el acceso, total o parcialmente, si detecta un incumplimiento grave de estos Términos, un uso que ponga en riesgo la seguridad del Servicio o de terceros, o cuando lo exija una autoridad competente. En lo posible, se lo comunicaremos con antelación.

Al usar el Servicio, usted se compromete a:

• Usar el Servicio conforme a estos Términos, a la ley y a la ética profesional.
• Cargar información veraz y mantener actualizados sus datos y los de su Clínica.
• Obtener de sus Pacientes el consentimiento y brindarles la información que la ley exija para tratar sus datos de salud.
• Custodiar las credenciales de su cuenta y las de su equipo, y asignar los permisos con criterio.
• Responder por el contenido que cargue y por las decisiones clínicas y administrativas que tome. DentaFlow es una herramienta de gestión y no sustituye el criterio profesional.
• Conservar copias de la documentación que la ley le obligue a resguardar.

Facturación electrónica (SIFEN)

El Servicio le permite emitir documentos electrónicos a través del Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN) de la DNIT. En esta operación la Clínica es la emisora de los comprobantes; DentaFlow solo provee la herramienta que los genera y transmite.

La Clínica es responsable de la veracidad y la vigencia de sus datos fiscales (RUC, razón social y timbrado) y del contenido de cada comprobante que emite.

Los archivos XML firmados y los documentos KUDE deben conservarse durante cinco (5) años, conforme a la Ley 125/91. La conservación de esta documentación es responsabilidad de la Clínica.

Usted no puede, ni permitir que un tercero:

• Usar el Servicio para fines ilícitos o para cargar contenido que no tenga derecho a tratar.
• Compartir credenciales de acceso con personas ajenas a su Clínica o eludir los controles de permisos.
• Intentar acceder a datos de otras clínicas o a partes del Servicio para las que no tiene autorización.
• Copiar, descompilar, aplicar ingeniería inversa o crear obras derivadas del Servicio, salvo que la ley lo permita expresamente.
• Introducir código malicioso, sobrecargar la infraestructura o interferir con el funcionamiento o la seguridad del Servicio.
• Revender, sublicenciar o ceder el acceso al Servicio sin autorización escrita de DentaFlow.

El incumplimiento de esta sección puede llevar a la suspensión o terminación de la cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

El Servicio, su software, diseño, marcas y contenidos son propiedad de DentaFlow o de sus licenciantes, y están protegidos por la ley. Estos Términos no le transfieren la propiedad del Servicio.

Mientras su Suscripción esté vigente, DentaFlow le concede una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio conforme a estos Términos.

Los datos que usted carga siguen siendo suyos o de su Clínica. Usted conserva la titularidad sobre la información de su Clínica y sobre los Datos del Paciente; DentaFlow no reclama propiedad sobre ellos y solo los trata para prestar el Servicio.

Si nos envía sugerencias o comentarios sobre el Servicio, podemos usarlos para mejorarlo sin que ello genere obligación alguna a su favor.

El Servicio trata dos tipos de datos con roles distintos. Es importante entender la diferencia.

Datos del Paciente

Respecto de los Datos del Paciente, la Clínica es la responsable del tratamiento: decide qué datos carga, con qué finalidad y por cuánto tiempo. DentaFlow actúa como encargada del tratamiento y trata esos datos únicamente siguiendo las instrucciones de la Clínica y para prestar el Servicio.

Las condiciones de este tratamiento, como las finalidades, las medidas de seguridad y los subencargados, se detallan en el documento “Tratamiento de datos del paciente” (dentaflow.com.py/data-processing), que forma parte integrante de estos Términos.

Datos de la cuenta de Usuario

Respecto de los datos de la cuenta de Usuario, como el nombre, el correo electrónico y los datos de facturación de la Suscripción, DentaFlow es la responsable del tratamiento. Cómo tratamos estos datos se describe en la Política de Privacidad (dentaflow.com.py/privacy).

El Servicio se presta “tal cual” y según disponibilidad. Hacemos un esfuerzo razonable para mantenerlo en funcionamiento, pero no garantizamos que esté libre de interrupciones o de errores.

DentaFlow es un producto en etapa temprana y en mejora continua. Podemos realizar mantenimientos, actualizaciones o cambios en las funciones. Cuando un mantenimiento pueda afectar el uso, procuraremos avisar con antelación.

Ofrecemos soporte por correo electrónico ([email protected]) y por WhatsApp (+595 985 218175) en horario hábil de Paraguay. No existe un acuerdo de nivel de servicio con un porcentaje de disponibilidad garantizado ni soporte permanente las 24 horas.

En la medida que lo permita la ley, DentaFlow no responde por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de datos o de oportunidades derivados del uso o de la imposibilidad de usar el Servicio.

En particular, DentaFlow no responde por: las decisiones clínicas o administrativas de la Clínica; la exactitud del contenido que usted carga; el rechazo o los errores de comprobantes ante el SIFEN o la DNIT cuando deriven de datos provistos por la Clínica; ni por fallas de terceros ajenos a DentaFlow, como la conexión a internet, los proveedores de energía o servicios externos.

La responsabilidad total de DentaFlow por cualquier reclamo derivado del Servicio o de estos Términos se limita al monto que usted pagó en concepto de Suscripción durante los doce (12) meses anteriores al hecho que dio origen al reclamo.

Nada en estos Términos excluye las responsabilidades que la ley no permite limitar, como las derivadas de dolo o de daños causados de forma intencional.

Estos Términos rigen mientras usted mantenga una cuenta en el Servicio. La Suscripción se renueva por períodos según lo acordado y se mantiene vigente mientras esté paga.

Usted puede dejar de usar el Servicio y solicitar la baja de su cuenta en cualquier momento, escribiéndonos a [email protected]. La falta de renovación no cancela la cuenta: la deja en modo de solo lectura.

DentaFlow puede suspender o terminar el acceso en caso de incumplimiento grave de estos Términos, uso indebido del Servicio, o cuando lo exija la ley o una autoridad competente.

Al terminar, cesa su derecho de uso del Servicio. La conservación y la exportación de sus datos tras la baja se rigen por la sección siguiente.

La Clínica puede solicitar la exportación de sus datos escribiéndonos a [email protected].

DentaFlow conserva los datos durante noventa (90) días contados desde la baja de la cuenta. Dentro de ese plazo puede solicitar la exportación, que se entrega en un formato electrónico de uso corriente.

Cumplido el plazo de conservación, DentaFlow podrá eliminar los datos, salvo aquellos que la ley obligue a conservar por más tiempo, como la documentación fiscal.

DentaFlow puede actualizar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio, en la ley o en nuestras prácticas. La versión vigente siempre estará disponible en dentaflow.com.py.

Cuando el cambio sea relevante, se lo comunicaremos por un medio razonable, como el correo de su cuenta o un aviso dentro del Servicio, con al menos treinta (30) días de antelación a su entrada en vigencia.

Si continúa usando el Servicio después de que un cambio entre en vigencia, se entiende que acepta los Términos actualizados. Si no está de acuerdo, puede dejar de usar el Servicio y dar de baja su cuenta.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República del Paraguay. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de la ciudad de San Lorenzo, Paraguay, salvo que una norma de orden público disponga otra cosa.

Entre otras, resultan aplicables la Ley N° 7593/2025 de Protección de Datos Personales, la Ley N° 4868/2013 de Comercio Electrónico y la Ley N° 125/91 en materia de conservación de comprobantes.

La Ley N° 7593/2025 alcanzará su vigencia plena de forma gradual; DentaFlow se encuentra en proceso de adecuación a sus disposiciones.

Titular del Servicio: SONG BAI INVERSIÓN E.A.S., San Lorenzo, Paraguay.

• RUC: 80163224-2
• Domicilio: 14 de Mayo c/ Fortín Arce, 111423 San Lorenzo, Paraguay
• Correo: [email protected]
• WhatsApp: +595 985 218175
• Sitio web: dentaflow.com.py
• Aplicación: app.dentaflow.com.py

Para cualquier consulta sobre estos Términos o el Servicio, escríbanos a [email protected].