Tratamiento de datos del paciente

La Clínica es la responsable del tratamiento de los datos personales de sus Pacientes. Es la Clínica quien decide qué datos se recogen, con qué finalidad y durante cuánto tiempo. DentaFlow actúa como encargada del tratamiento: trata los Datos del Paciente por cuenta de la Clínica y siguiendo sus instrucciones, con el único fin de prestarle el servicio de gestión clínica.

Este acuerdo desarrolla las obligaciones que la Ley N° 7593/2025 de Protección de Datos Personales impone cuando un tercero trata datos personales por cuenta de otro. Se rige por esa ley y, en lo aplicable, por la Ley N° 125/91 (conservación de comprobantes) y la Ley N° 5653/2016 (protección de la niñez en internet).

La encargada es SONG BAI INVERSIÓN E.A.S. RUC: 80163224-2. Domicilio: 14 de Mayo c/ Fortín Arce, 111423 San Lorenzo, Paraguay. Contacto: [email protected].

Objeto. DentaFlow aloja y procesa los Datos del Paciente por cuenta de la Clínica con el único fin de prestarle el servicio de gestión clínica, que comprende, entre otras funciones:

• La ficha del Paciente y su historia clínica.
• El odontograma y el cuestionario de anamnesis.
• El registro de tratamientos y sesiones.
• La agenda de citas.
• Los presupuestos, los pagos y la facturación electrónica.

Naturaleza. El tratamiento consiste en operaciones de recolección, registro, organización, conservación, consulta, modificación y supresión de los Datos del Paciente, realizadas sobre sistemas informáticos, para las finalidades anteriores.

Duración. DentaFlow trata los Datos del Paciente mientras esté vigente el contrato de servicio con la Clínica. A su finalización se aplica lo previsto en la sección Devolución y supresión de los datos al finalizar.

Categorías de titulares

• Los Pacientes de la Clínica, incluidos los menores de edad.
• Las personas que figuran como responsables de facturación cuando no coinciden con el Paciente.

Categorías de Datos del Paciente

Menores de edad

Entre los Pacientes puede haber menores de edad. La Clínica es la responsable de obtener el consentimiento válido para tratar sus datos.

Conforme a la Ley N° 7593/2025: para menores de 16 (dieciséis) años se requiere el consentimiento previo, expreso e informado de quien ejerza la patria potestad, la guarda o la tutela; entre los 16 (dieciséis) años y la mayoría de edad, y tratándose de datos sensibles, se requiere el consentimiento expreso del adolescente más la autorización de su representante legal.

DentaFlow no verifica la edad del Paciente ni la existencia del consentimiento: esa carga corresponde a la Clínica. Cuando la Clínica usa el autorregistro de pacientes, la plataforma registra los datos y la cédula del responsable, qué consentimientos se dieron, quién los dio, la versión del texto aceptado y la fecha. Fuera de ese flujo, verificar la edad del Paciente y la representación sigue a cargo de la Clínica.

DentaFlow trata los Datos del Paciente únicamente conforme a las instrucciones documentadas de la Clínica. Esas instrucciones son estos Términos, este acuerdo y el uso que la Clínica hace de la plataforma.

Si una obligación legal exigiera a DentaFlow tratar los datos de otro modo, se lo informará a la Clínica antes de hacerlo, salvo que la propia ley se lo prohíba.

El personal de DentaFlow con acceso a los Datos del Paciente está sujeto a un deber de confidencialidad que subsiste tras el fin de su relación con DentaFlow. Los datos sensibles de salud están, además, amparados por el secreto profesional que corresponde a la Clínica.

DentaFlow no comparte los Datos del Paciente con personal externo ni contratistas: el acceso queda limitado a su propio equipo. Respecto de los Subencargados de infraestructura rigen los acuerdos de tratamiento de datos descriptos en este documento.

El acceso del equipo de DentaFlow a los Datos del Paciente se limita a lo estrictamente necesario para el soporte y el mantenimiento del servicio, y queda registrado en los sistemas de la plataforma.

DentaFlow aplica las siguientes medidas técnicas y organizativas para proteger los Datos del Paciente. Esta lista describe el estado de la plataforma a la fecha de este documento.

• Aislamiento estricto por clínica: toda consulta a la base de datos filtra por el identificador de la clínica, de modo que una clínica no puede leer los datos de otra.
• Control de acceso basado en roles, con permisos granulares por módulo, configurables por la Clínica.
• Contraseñas almacenadas con bcrypt. Tokens de refresco hasheados, rotados en cada uso y revocados al cambiar la contraseña. Token de acceso de vida corta.
• Archivos clínicos (radiografías, fotos, PDFs) almacenados en un prefijo privado del almacenamiento de objetos, sin URL pública, servidos mediante enlaces firmados que expiran en una hora.
• Secretos de facturación electrónica cifrados con AES-256-GCM.
• Cifrado TLS de los datos en tránsito.
• Límites de intentos en la autenticación y cabeceras de seguridad HTTP.
• Registro de auditoría de las modificaciones realizadas sobre la ficha del Paciente.

DentaFlow se apoya en los Subencargados que se enumeran a continuación, cada uno obligado por deberes de protección equivalentes a los de este acuerdo. La lista vigente se mantiene en la página de subencargados.

SIFEN / DNIT no es un Subencargado, sino el destinatario legal de los comprobantes electrónicos. Al emitir una factura, DentaFlow transmite a SIFEN los datos del receptor del comprobante (nombre y documento del Paciente o de quien pague).

DentaFlow avisará a la Clínica por correo electrónico con al menos 30 (treinta) días de antelación antes de incorporar o sustituir un Subencargado, y la Clínica podrá objetar la incorporación dentro de ese plazo. Si la objeción no encuentra una solución razonable, la Clínica puede terminar el contrato sin penalidad.

Los servidores del Subencargado Contabo se encuentran en los Estados Unidos, y Cloudflare opera una red global fuera del Paraguay, por lo que el tratamiento implica una transferencia internacional de los Datos del Paciente.

La Ley N° 7593/2025 exige garantías adecuadas cuando el país de destino no cuenta con una decisión de adecuación de la autoridad de control. La autoridad (ANPDP) aún no ha publicado la lista de países con nivel de protección adecuado.

Como garantía para estas transferencias, DentaFlow se apoya en los acuerdos de tratamiento de datos que estos proveedores ofrecen a sus clientes, que incorporan cláusulas contractuales tipo de la Unión Europea.

DentaFlow pone a disposición de la Clínica las funciones de la plataforma para atender esos pedidos y la asiste, en la medida de lo posible, cuando esas funciones no basten.

La Clínica debe responder al Paciente dentro del plazo legal de 30 (treinta) días corridos desde el pedido.

DentaFlow notificará a la Clínica sin dilación indebida tras tomar conocimiento de una violación de la seguridad que afecte a los Datos del Paciente.

La notificación incluirá la información de que disponga DentaFlow para que la Clínica pueda cumplir su propio deber de notificar a la autoridad de control dentro de las 72 (setenta y dos) horas, en particular:

• La naturaleza de la violación.
• Las categorías y el número aproximado de Pacientes y de registros afectados.
• Las consecuencias probables de la violación.
• Las medidas adoptadas o propuestas para remediarla y mitigar sus efectos.

La notificación se envía por correo electrónico a la Clínica, dentro de un plazo máximo de 72 (setenta y dos) horas desde que DentaFlow toma conocimiento del incidente.

DentaFlow asiste a la Clínica, con la información a su alcance, en las evaluaciones de impacto en la protección de datos y en las consultas previas a la autoridad de control que la Clínica deba realizar respecto del tratamiento efectuado a través de la plataforma.

La Clínica puede solicitar a DentaFlow la información necesaria para acreditar el cumplimiento de las obligaciones de este acuerdo.

La auditoría se realiza mediante cuestionarios escritos y la documentación que DentaFlow proporcione, hasta 1 (una) vez por año calendario, coordinada con antelación razonable y sin interferir con la operación del servicio.

Al finalizar el contrato de servicio, DentaFlow pondrá los Datos del Paciente a disposición de la Clínica para su exportación durante 90 (noventa) días y, transcurrido ese plazo, los suprimirá de sus sistemas.

Se exceptúan los datos que DentaFlow deba conservar por obligación legal. En particular, los comprobantes electrónicos emitidos (el archivo XML firmado y su representación gráfica KUDE) se conservan durante 5 (cinco) años, conforme a la Ley N° 125/91.

La historia clínica está sujeta a un plazo de conservación sanitario. La normativa paraguaya no fija hoy un plazo específico, por lo que, de forma provisional y por analogía con la práctica de la región, la Clínica y DentaFlow adoptan un plazo de conservación de 10 (diez) años contados desde la última atención registrada. Este plazo es provisorio y quedará sujeto a lo que establezca la normativa sanitaria paraguaya o la asesoría legal de la Clínica.

El régimen y los límites de responsabilidad de las partes se rigen por los Términos y Condiciones del servicio.

En consecuencia, la responsabilidad total de DentaFlow bajo este acuerdo queda sujeta al mismo límite previsto en los Términos y Condiciones: el monto pagado en concepto de Suscripción durante los 12 (doce) meses anteriores al hecho que dio origen al reclamo.

Para cualquier cuestión relativa a este acuerdo o al tratamiento de los Datos del Paciente, la Clínica puede contactar a DentaFlow en [email protected].